Mensagem para o cliente: como enviá-la de maneira estratégica

Não é novidade que os canais digitais são, atualmente, uma das melhores ferramentas para negócios. Empresas de pequeno, médio e grande porte, estão adequando a comunicação para atender melhor os clientes na internet. Com isso, se faz necessário pensar de forma estratégica na hora de enviar mensagem para o cliente.

Devido a pandemia da Covid-19 e o fechamento do comércio, migrar para o digital se tornou uma necessidade. É uma forma barata, rápida e prática para entrar em contato com os consumidores. Portanto, é preciso marcar a presença da sua empresa no Facebook, Instagram, WhatsApp ou qualquer outro canal digital que faça sentido para o seu negócio.

Estar no virtual gera benefícios tanto no aspecto monetário quanto na imagem da sua empresa. Contudo, é necessário trabalhar a abordagem dos usuários e explorar as ferramentas de maneira adequada.

Se você tem dúvidas de como enviar mensagem para o cliente e atendê-lo de maneira assertiva nos canais digitais, prossiga com a leitura deste conteúdo que ele vai te ajudar. Aproveite!

Índice

A importância do envio de mensagem para o cliente

Satisfazer os clientes no meio digital é um grande desafio, porém não é impossível. Com o aumento do uso de canais digitais, como o Instagram, Facebook e WhatsApp, por exemplo, muitos consumidores optam por fechar negócio através dessas plataformas.

Porém, se o seu negócio não está preparado para oferecer uma boa experiência de atendimento a esses consumidores, esse primeiro contato já não será tão bacana e irá impactar na escolha que este usuário tem de fechar ou não negócio com a sua marca.

Quando falamos do envio de mensagem para os clientes, logo vem à cabeça a agilidade, a assertividade de informações, a eficiência durante o atendimento e também a interação personalizada.

Se seu negócio deixa a desejar em alguns desses aspectos, com certeza não está focando em uma experiência positiva aos clientes através do envio de mensagens pelos canais digitais.

Para se ter uma ideia, em uma pesquisa realizada pela Opinion Box em dezembro de 2022 mostra que 54% dos smartphones têm o WhatsApp na homescreen, seguido de 46% o Instagram e 34% o Facebook.

Isso mostra a relevância que esses canais digitais têm na vida das pessoas e como eles são frequentemente utilizados por elas. Assim, é importante que o seu negócio foque em estratégias de comunicação e atendimento nesses canais para aumentar as chances de captação, fechamento de vendas e, dessa forma, atingir os resultados desejados.

Dados sobre os apps mais relevantes para os brasileiros. Foto: Reprodução Opinion Box

Boas práticas de como mandar mensagem para o cliente

O envio de mensagem para o cliente deve levar em consideração alguns fatores para que essa ação seja assertiva. Afinal, os consumidores não esperam por mensagens aleatórias, mas sim por uma comunicação cada vez mais personalizada e eficiente.

Por isso, para aprimorar o relacionamento com seus clientes, se atente as dicas a seguir:

Faça a sua apresentação

O primeiro contato do cliente com a marca é o que garante o êxito nas etapas de venda. Uma abordagem inadequada pode espantar o comprador. Nos canais digitais é preciso redobrar a atenção com a comunicação.

Presencialmente, por meio dos gestos corporais, é possível identificar melhor se as reações do seu cliente são positivas ou negativas para o seu negócio. Por isso, no digital é preciso ser cuidadoso. Lembre-se daquele famoso ditado: “A primeira impressão é a que fica”.

Se você recebeu uma mensagem de alguém buscando informações sobre o seu produto, primeiro se apresente educadamente e fale um pouco sobre a sua empresa. Se for possível, chame o consumidor pelo nome.

Na primeira mensagem para o cliente sempre diga “Olá, Fulano. Tudo bem?”, “Bom dia” ou “Boa tarde”. Pergunte se ele já conhece a sua empresa e se tem interesse em conhecer o seu produto, descrevendo-o sempre de forma positiva.

Para agilizar este processo, você pode estabelecer um padrão para as mensagens iniciais, garantindo mais organização e seriedade para o seu negócio. Uma ótima alternativa é usar um chatbot.

Cative o seu cliente

Alguma vez você já sentiu felicidade quando solucionou um problema? É exatamente essa sensação que você deve transmitir para o seu consumidor.

Fazer isso nos canais digitais não é simples, mas não é impossível. Após o primeiro contato e compreender as necessidades do seu cliente, a próxima etapa é manter a conversa. Não envie orçamento ou formas de pagamentos logo de cara, a não ser que ele te questione sobre isso.

Faça perguntas sobre a expectativa do consumidor com o seu produto, entretanto tenha cuidado para não ser invasivo. Não faça perguntas pessoais e responda todas as dúvidas dele com informações completas. Não omita nada e procure obter informações que possam contribuir para a efetivação da venda.

Esteja preparado para esclarecer as dúvidas por qualquer ferramenta. Descubra se o seu cliente prefere que você envie as informações por áudio, texto ou até mesmo através de uma videochamada. Assim você demonstra empatia, além de agilizar o atendimento e garantir a credibilidade da sua empresa.

Seja cuidadoso

A comunicação nos meios digitais possibilitou um fluxo maior e mais agilidade nas trocas de mensagens. Quando o cliente envia uma mensagem, ele espera que o retorno seja de imediato. Portanto, responda o mais rápido possível.

Não demore, pois um tempo grande de resposta gera impaciência. Se não deu para atender de imediato e houve uma longa demora, peça desculpas e justifique o ocorrido de forma breve e respeitosa. Imprevistos e situações inesperadas acontecem com todo mundo, no entanto, demonstrar honestidade e preocupação transmitem confiança.

Também esteja preparado para ouvir um não. Às vezes, o seu produto não é aquilo que o usuário está buscando no momento, por isso seja compreensível e informe que está a disposição para quando precisar. Desta forma, você garante que aquele usuário tenha uma lembrança positiva sobre a sua marca.

Respeite sempre o espaço do seu cliente, não seja insistente e nem envie várias informações de uma vez. Assim você não prejudica o fluxo da comunicação e reduz as chances de perder uma oportunidade de venda.

Não esqueça do seu cliente

Após finalizar uma venda, envie uma mensagem para o cliente agradecendo pela confiança. Uma forma de fidelizar este consumidor é oferecer um desconto na próxima compra.

Se o envio do produto é feito por terceiros, como os correios, por exemplo, pergunte como foi a entrega e se foi realizada adequadamente.

Caso tenha um cliente que já enviou mensagem há algum tempo, demonstrou interesse, mas sumiu, faça uma nova abordagem. Ao invés de questionar se ele irá adquirir o seu produto ou serviço, pergunte se ele conseguiu verificar o orçamento. Utilize gatilhos mentais para incentivar a compra.

Quando tiver alguma promoção interessante, envie para os consumidores que já adquiriram os seus produtos ou serviços. Contudo, tenha cuidado para não sobrecarregar o seu cliente com propagandas. Elabore estratégias para realizar essa ação.

Envie conteúdos relevantes

Entregar conteúdos relevantes para quem já é cliente proporciona o fortalecimento do relacionamento entre cliente e marca. As mensagens para os clientes nem sempre precisam estar relacionadas somente a resolução de problemas e cobranças.

É possível promover conhecimento para diversos assuntos que ligam a sua empresa ao consumidor, o que é muito importante para aumentar a autoridade do seu negócio no nicho em que atua.

Se atente ao horário e frequência das mensagens

Mensagens fora do horário comercial ou em grande frequência podem não ser uma boa prática.

O envio de mensagem para clientes via aplicativos de mensagem, como WhatsApp, por exemplo, deve levar em consideração o horário comercial. Importunar clientes com mensagens após esse horário pode prejudicar a imagem da empresa e comprometer a sua credibilidade, não sendo vista com bons olhos por quem recebe o contato.

Além disso, o envio de mensagens em excesso também merece atenção. É importante planejar a comunicação enviada e entender a sua real necessidade de envio dentro dessa estratégia.

Sair enviando mensagens somente por enviar acaba não sendo a maneira correta de criar o relacionamento desejado com o consumidor. Assim, mensagens frequentes e sem sentido podem deixá-los irritados, fazendo com que percam o interesse na sua empresa.

Permita o descadastro

Da mesma forma que o consumidor se interessou em receber suas comunicações, ele pode se desinteressar. Por isso, é importante dar esta opção a ele de maneira simples e sem obstáculos.

Assim, você oferece ao consumidor o direito de escolha e deixa a porta aberta para que ele retorne quando achar necessário.

Personalize a sua comunicação

Quando falamos em personalizar a comunicação não é apenas colocar o nome do cliente no início da mensagem que será enviada, mas sim ir além e oferecer uma experiência única e positiva para ele.

Se a mensagem enviada será para um cliente que está insatisfeito com seu produto ou serviço, que tal conversar de maneira empática para que ele entenda que você vai se esforçar para resolver o problema?

Ou se for algum usuário que se interessou pelo que sua empresa oferece, mas não chegou a efetuar a compra, procure entender os motivos que o fizeram se desinteressar e busque por soluções para torná-lo um cliente. Às vezes, com uma comunicação mais assertiva e específica para ele, pode ser o empurrão que faltava para fechar a compra.

Conte com a Poli para centralizar o atendimento da sua empresa

Existem diferentes canais digitais por onde se torna possível adquirir ou manter o relacionamento com o seu cliente. Porém, é um esforço bem grande se dedicar a cada um deles de maneira separada e isso pode prejudicar a performance da sua empresa na hora de se comunicar com os clientes e realizar o envio da mensagem de maneira assertiva .

Por isso, para quem busca praticidade e organização na hora de enviar uma mensagem para o cliente, a Poli é a plataforma ideal.

Com ela, você pode centralizar a comunicação da sua empresa, além de realizar cobranças e automatizar o fluxo de comunicação com o cliente. As possibilidades são diversas.

Assim, seu negócio obtém maior controle para lidar com os canais digitais dentro de uma única plataforma, o que auxilia, e muito, para que aquele primeiro atendimento seja o mais rápido e assertivo possível, aumentando as chances do usuário se interessar e fechar negócio.

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