Home Office: entenda o que é e como fazê-lo na sua empresa

dicas sobre home office

O termo home office tem se tornado cada vez mais popular, inclusive quando se fala sobre a evolução do trabalho de uma forma geral, sempre é citado. Falaremos hoje o que é home office, suas vantagens, desvantagens e como fazer.

Significado do termo Home Office

Em uma tradução literal do inglês significa “Escritório em casa”, logo muitos associam que o home office nada mais é do que um trabalho em casa, porém esse não é a melhor forma de defini-lo. Uma palavra mais apropriada seria trabalho remoto ou teletrabalho já que de certa forma é definido como um trabalho fora do escritório, seja em casa, no café ou qualquer outro local

Vantagens

Primeiramente vamos falar das vantagens desse modelo de trabalho e logo em seguida apresentar, também, os pontos negativos:

  1. Flexibilidade nos Horários

    É uma das maiores vantagens, já que é possível organizar as tarefas de forma a realizá-las em horários de maior concentração ou até mesmo caso aconteça um imprevisto, o tempo poderá ser facilmente compensado depois.

  2. Segurança

    Em crises como a Pandemia do Coronavírus, a segurança dos colaboradores é um dos itens mais importantes e o home office traz esse benefício. Com o trabalho remoto você evita a exposição do seu time e garante o bem estar físico e psicológico, já que não é apenas a contaminação, mas também o medo que trás prejuízos.

  3. Economia

    Esse é outro item que trás benefícios tanto para o colaborador quanto para o empregador, já que além da economia com transporte, restaurante, tempo, há economia de água, energia e outros tipos de recursos.

  4. Comodidade

    É muito mais cômodo para o time o trabalho em casa, pois ele não demanda horas no trânsito, além disso estarão no conforto de suas casas, o que reduz o nível de estresse e pode levar ao aumento da produtividade

  5. Qualidade de Vida

    Com todo esse tempo economizado, dinheiro e conservação psicológica, causam um aumento da felicidade em relação ao trabalho, já que itens estressantes como trânsito não estão mais na conta, com economia de tempo terá mais horas para esportes, lazer, leitura ou ficar com a família. Esses itens por si só afetam positivamente o desempenho da sua equipe e trazem uma maior fidelidade do time, engajamento e satisfação em relação ao trabalho.

Desvantagens

Como tudo na vida precisamos levantar os dois lados da moeda para decidirmos se vale ou não à pena, e a agora falaremos das desvantagens do Home Office:

  1. Distrações

    As distrações em casa podem ser maiores do que no escritório. Itens como TV, videogame ou filhos podem acabar distraindo, porém isso pode ser facilmente contornado com um pouco de esforço

  2. Distanciamento

    Uma outra coisa que acaba sendo perdido é a proximidade com o colaborador, o que dependendo do seu tipo de negócio e modelo de gestão pode ser fundamental. Caso não seja bem feito um home office isso pode levar até à insatisfação do colaborador, já que muitos gostam de um gestor que seja próximo, que ensine e acompanhe

  3. Gerenciamento

    Esse é um dos fatores mais importantes para um bom home office e que pode ser um perigo se não for feito de uma boa forma. Não saber o que a sua equipe está fazendo ou como estão suas atividades em relação a meta é um tiro no pé, por isso é importante utilizar alguns sistemas que falaremos mais a frente para gerenciamento

  4. Falhas na comunicação

    Podem ocorrer falhas na comunicação caso não tenham um canal e um processo bem definido e organizado. Assim causando transtornos dependendo do tipo de atividade desenvolvida  

Como implementar o home office

Um bom home office, caso seja bem planejado e esteja claro como funcionará pode contornar praticamente todas as desvantagens. Já que todos temos metas a serem cumpridas e sendo home office ou trabalho presencial elas devem ser alcançadas da mesma forma.

Vamos as dicas para implementação do modelo home office:

  • Deixe claro para o seu time como funcionará, o que eles precisam fazer e como devem fazer. Isso evitará dúvidas e que surjam desculpas como “Eu não sabia que deveria ter feito isso”
  • Da mesma forma, esclareça as metas que devem ser cumpridas e torne fácil para eles o acompanhamento delas
  • Mantenha o contato com seus colaboradores com frequência, o acompanhamento é fundamental, principalmente no início para que as coisas aconteçam da forma planejada
  • Crie um canal de comunicação para todos na empresa, como, por exemplo, um grupo no WhatsApp. Isso ajuda a manter uma comunicação eficiente
  • Utilize ferramentas para fazer o acompanhamento do seu time como crm, erp e afins. Assim, mesmo distante você como gestor não “perderá a mão”

Ferramentas que podem ajudar

Existem muitas ferramentas que podem auxiliar no home office, trouxemos alguns exemplos delas:

  • Para reunião:  Whereby, Google Meet e Jitsi  são plataformas online e gratuitas para realizar videochamadas com a possibilidade também de compartilhar tela e arquivos 
  • Atendimento à distância: As redes sociais como o WhatsApp, Facebook, Instagram e o E-mail são formas eficientes de falar com os clientes, ter rastros do que foi falado e metrificar.
  • Contato com o time: WhatsApp, Slack, E-mail. Como comentado, é importante manter, além do contato com o cliente, um canal de interno para comunicação e essas ferramentas podem ser bem úteis para isso.
  • Gerenciamento da equipe: Ferramentas de CRM, ERP e outros sistemas para gerenciamento é fundamental. Somente dessa forma você consegue acompanhar em tempo real o que está sendo feito pela sua equipe.

Conclusão

É necessário entender bem como o seu negócio funciona e ser organizado para fazer um bom Home Office. Outra ponto, o seu negócio não precisa ser 100% à distância, talvez uma jornada mista seja o melhor para sua empresa, por exemplo, um colaborador fazer home office apenas na  terça e quinta. Isso já trás grande parte dos benefícios que cometamos.

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